Brauche ich ein Warenwirtschaftssystem / WaWi-Software?

Zuletzt aktualisiert am 2. April 2021

Falls du nach einer Lösung suchst, mit dem du deinen Onlineshop komfortabel verwalten kannst, solltest du dir einmal ein gut funktionierendes Warenwirtschaftssystem (abgekürzt als WaWi oder auch häufig WWS) ansehen. Eine solche WaWi-Software stellt eine der besten Lösungsmöglichkeiten zur Verwaltung deines Webshops dar. Dieses sollte jedoch gut ausgewählt werden und zu deinem Internetshop passen.

JTL-Wawi Software

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Bei einem Warenwirtschaftssystem handelt es sich um eine datenbankgestützte Software, die alle Warenströme einer Firma abbildet.

Die Warenwirtschaftssoftware speichert sämtliche Stationen ausgehend von den Rohstoffen oder anderen Produkten, die zur Herstellung verwendet werden. Außerdem wird die eingekaufte Ware (Wareneingang) in die WaWi eingebucht sowie die ausgehende Ware (Warenausgang) abgespeichert.

Auch die Angebots-, sowie Rechnungsstellung werden über das Warenwirtschaftsprogramm erstellt. Alle Daten, die für den Vertrieb notwendig sind, sind bei der Warenwirtschaft-Software abrufbar.

Durch die Erfassung sämtlicher Produkt-, Kunden-, sowie Lieferantendaten ist es komfortabel möglich, mit dem WWS den Überblick über die wichtigsten Geschäftsabläufe zu bewahren. Das System eignet sich daher gut für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Die WaWi-Software kann über eine Schnittstelle an den Onlineshop angebunden werden. Darüber werden alle Produkte direkt von der WaWI an den Webshop übertragen. Kunden, die ihre Daten im Shop eintragen, werden sofort im System gespeichert.

Welche Vorteile gibt es durch die Einführung der WaWi?

Vorteile eines Warenwirtschaftssystem

Durch den Einsatz einer WaWi in deinem Unternehmen erhältst du viele Vorteile.

Die wichtigsten Vorteile sind die Folgenden:

  • komfortable Buchung von Wareneingang und -ausgang
  • Speicherung von Kundendaten
  • Verwaltung von Lieferanten
  • Angebotserstellung
  • Rechnungserstellung
  • Bei Anbindung an den Shop: automatische Übertragung aller Produkte auf den Shop
  • Übersicht über den Warenabsatz
  • Überblick über die Warenlagerung
  • Lagerhaltung sowie Lagerverwaltung
  • Inventur
  • Kommissionierung
  • Wertvolle Statistiken – gut für Marketingzwecke einsetzbar
  • Vorlage beim Steuerberater oder Finanzamt
  • Über Zusatzsoftware Schnittstelle zur Steuerberatersoftware DATEV möglich

Die möglichen Bestandteile eines WWS sind:

  • eine Schnittstelle für die Kasse oder eine integrierte Verkaufskasse
  • Provisionsabrechnung nach Vereinbarung mit den Verkäufern
  • Umfangreiches Finanzmanagement, wie Buchhaltung, Reportings, offene Posten oder Zahlungsabgleich
  • Erstellung von interaktiven Katalogen für Onlineshops oder auch Shops, in denen Software vertrieben wird.
  • Personalverwaltung: diese enthält wichtige Punkte wie die Zeit- oder Gleitzeiterfassung für Mitarbeiter, Stammdatenverwaltung
  • Projektverwaltung
  • Verwaltung von Filialen deines Shops
  • Datenabgleich über bestimmte Schnittstellen möglich wie XML, Datanorm, EDIFACT, CSV, VDA, DATEV oder Excel
  • Schnittstelle für Produktionsplanungs- oder Produktionssteuerungssystemen (PPS)
  • unterschiedliche Statistiken über das Controlling
  • Schnittstelle zu verschiedenen Webshops

Warenwirtschaftssysteme Vergleich: 6 Anbieter im Überblick

Im Folgenden erhältst du von uns eine Übersicht über die Anbieter, die es im Bereich der Warenwirtschaftssysteme gibt.

JTL-Wawi

Die Individualsoftware JTL-Wawi ist gut für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) geeignet. Die Warenwirtschaftssoftware selber ist kostenlos am Markt erhältlich, bietet jedoch lediglich die Schnittstelle für einige Onlineshoplösungen wie JTL-Shop, Magento und einigen anderen Webshops.

Falls du JTL-Wawi implementiert hast, kannst du deinen Shop komfortabel verwalten. Denn dieses Warenwirtschaftssystem bietet mannigfaltige Möglichkeiten zur Verwaltung einer Vielzahl von Geschäftsabläufen.

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen

JTL-Wawi Software
JTL-Wawi Software
Quelle: JTL

plentymarkets Warenwirtschaft / Statistik

plentymarkets Warenwirtschaft & Statistik ist eher für Großunternehmen die geeignete Software. Denn bei plentymarkets handelt es sich um eine E-Commerce-Komplettlösung. Mit dem Programm lassen sich sämtliche Prozesse des Online-Handels bequem organisieren. Diese sind zudem effizient steuerbar sowie in Echtzeit zu verwalten.

Diese Verwaltungssoftwarelösung vereint Webshop (siehe dazu unser Review zu plentymarkets) sowie Multi-Channel-Vertrieb, eine Warenwirtschaft inklusiver statistischer Auswertungen. Daneben werden die Finanzen anhand der Verwaltung von Payment, Fulfillment, Faktura, sowie CRM-Funktionalitäten mit einer Software organisiert. Außerdem sind in plentymarkets einige Schnittstellen enthalten, die das Warenwirtschaft System an die Angebote anderer Dienstleister anbindet.

Zielgruppe: Großunternehmen

plentymarkets Warenwirtschaft / Statistik
plentymarkets Warenwirtschaft / Statistik
Quelle: plentymarkets

pixi* – die E-Commerce-Warenwirtschaft

Die pixi* Warenwirtschaftssoftware eignet sich vom Bereich KMU bis zur Ebene größerer Konzerne. Das System verhilft Unternehmen zur Planung, Umsetzung sowie kontinuierlichen Ausweitung von internationalen sowie nationalen eCommerce Systemlandschaften.

Der Entwickler unterstützt Anwender bei der Implementierung des Warenwirtschaftssystems und liefert ebenso maßgeschneiderte Lösungen nach individuellen Wünschen.

Shopsysteme-Schnittstellen: shopware, Magento, lightspeed, OXID eSales, plentymarkets, xt:commerce, intershop, ePages, cosmoshop

Zielgruppe: mittlere und große Unternehmen, Konzerne

pixi* Warenwirtschaft
pixi* Warenwirtschaft
Quelle: pixi*

Faktura-XP® WaWi und ERP Software

Das Warenwirtschaftssystem Faktura-XP hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, Unternehmensabläufe zu organisieren. Diese Software ist eine Anwendung für viele Bereiche. Mit diesem Warenwirtschaftsprogramm kann sowohl das Lager effizient verwaltet werden, als auch die Finanzbuchhaltung organisiert werden. Die Schnittstelle zur Anbindung an das Programm DATEV ist kostenlos enthalten.

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen

Faktura-XP® WaWi und ERP Software
Faktura-XP® WaWi und ERP Software
Quelle: Faktura-XP®

Sage 100cloud ERP-Software

Sage 100cloud ist eine ERP-Software, das für den Einsatz in mittelständischen sowie großen Unternehmen geeignet ist. Du kannst dir mit Sage 100 ein individuelles ERP-System zusammenstellen. Denn Sage 100 bietet integrierte Anwendungen an, die für jeden Unternehmensbereich einsatzbereit sind. Diese kannst du ebenso erst nach und nach integrieren.

Das Warenwirtschaftsprogramm ist mehrmandantenfähig. Darüber hinaus ist System ist international einsetzbar, da unterschiedliche Fremdsprachen sowie Fremdwährungen auswählbar sind.

Zielgruppe: mittlere und große Unternehmen

Sage 100cloud ERP-Software
Sage 100cloud ERP-Software
Quelle: Sage

SAP Business One

Bei SAP Business One handelt es sich um eine ERP-Software für den Mittelstand. Die Software ist eine E-Commerce Lösung für Unternehmen, die Funktionen sowie Prozesse in kleinerem Umfang benötigen.

Das Warenwirtschaftsprogramm bietet die Möglichkeit, durch die Anbindung von Systemen wie Kassenlösungen, DATEV oder Multi Channel Add-ons erweitert zu werden. Dabei gibt es über 500 Möglichkeiten, das System durch Erweiterungen zu optimieren.

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen

SAP Business One
SAP Business One
Quelle: SAP

Unser Tipp: Warenwirtschaftssystem deines Shopsystems richtig nutzen!

Auf dem Markt findest du Webshopanbieter, die ihre Software bereits mit einem integrierten Warenwirtschaftsprogramm im Handel anbieten. Das ist natürlich eine Erleichterung für Shopbetreiber. Jedoch offerieren das nicht alle Webshopanbieter daher findest du dieses Feature eher vereinzelt vor, wie bei Mondo Media.

Einige Shopanbieter bieten diese Lösung nicht direkt an, doch kannst du dort ein Modul separat erwerben und an deinen Store anbieten, wie beim JTL-Shop.

In unserem Shopsysteme Vergleich zeigen wir dir an, wie dieser Punkt bei den Angeboten geregelt ist. Dabei kannst du auf einen Blick erkennen, welche Anbieter die Warenwirtschaft direkt integriert haben und bei welchen Anbietern ein Modul eingebunden werden muss.

Wichtig ist, dass du bei der Auswahl der passenden Webshoplösung darauf achtest, dass die Möglichkeit der Integration einer Warenwirtschaftssoftware grundsätzlich besteht.

Wann und warum brauchst du eine WaWi?

Wenn du nicht gerade alle Rechnungen per Hand schreiben möchtest und nicht vorhast, dir alle Daten, die du dafür benötigst, jedes Mal mühsam zusammenzusuchen, verwendest du am Besten von Anfang an ein Warenwirtschaftssystem.

Denn über ein komfortables WWS kann Vieles erleichtert weden. Vor allen Dingen erhältst du einen fabelhaften Überblick über deinen Finanzstatus. Denn bei einer Anbindung an deinen Shop geben dir die meisten Systeme Statistiken aus, die du für deine Marketingstrategien verwenden kannst.

Außerdem ist die Warenwirtschaftssoftware gut für das Customer-Relationship-Management, kurz CRM verwendbar. Deine Kundenpflege lässt sich schließlich anhand der übersichtlich präsentierten Daten aus dem Warenwirtschaftsprogramm komfortabel durchführen.

Des Weiteren wird jeder Steuerberater deine Schritte positiv auffassen, wenn er erfährt, dass du ein gängiges Kassensystem einsetzt. Denn alle Rechnungen werden darin fortlaufend nummeriert, was bei einer Vorlagepflicht beim Finanzamt einen übersichtlichen Einblick über deine Finanzen zulässt.

Tipp: Einige Softwareentwickler bieten bereits Programme an, die eine Schnittstelle von der WaWi zur Steuerberatersoftware DATEV anbieten.

Welche Arten von Warenwirtschaftssoftware gibt es?

Du kannst unterschiedliche Arten von Warenwirtschaftssystemen im Handel finden. Diese unterscheiden sich grundlegend in geschlossenen, offenen oder integrierten Systemen.

  • Offene Systeme erfassen lediglich den Wareneingang sowie -ausgang,
  • wohingegen geschlossene Warenwirtschaftssysteme den gesamten Warenfluss umfassen. Die Erfassung erfolgt dabei mengen- sowie wertmäßig in allen Phasen von Beginn der Disposition bis hin zum Warenausgang.
  • Bei integrierten Warenwirtschaftssystemen handelt es sich um erweiterte geschlossene Systeme. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie die Systeme unterschiedlicher operativer Einheiten miteinander verbinden. Beispiele hierfür sind Warenwirtschaftsprogramme, die im Lager eingesetzt werden, die mit der WaWi-Software der Verkaufsstellen verbunden sind.

Was kostet eine WaWi-Software?

Es gibt einige Warenwirtschaftssysteme, die kostenlos betrieben werden können wie beispielsweise JTL-WaWi. Die Schnittstelle zu diesem Programm steht allerdings nicht bei allen Onlineshops zur Verfügung, sondern lediglich bei größeren Webshops wie JTL Shop, Magento und ähnlichen Systemen.

Daneben steht mannigfaltige Warenwirtschaftssoftware zur Verfügung, die kostenpflichtig ist. Die Kosten variieren zwischen monatlichen beziehungsweise jährlich zu entrichtenden Kosten sowie einmaligen Zahlungen mit Gebühren für regelmäßige Updates. Bei einigen Shopanbietern wie Mondo Media erhältst du ein Warenwirtschaftssystem kostenlos inklusive.

Warenwirtschaftssystem versus ERP-System – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Du wirst dich sicher bereits häufiger gefragt haben, ob es besser ist, ein Warenwirtschaftssystem oder ein ERP-System zu implementieren.

Dabei steht ERP für Enterprise Resource Planning und benennt damit eine Softwarelösung, die zur Ressourcenplanung eines Betriebes oder einer Organisation geeignet ist. Durch ein ERP-System können verschiedenste Informationen eines Betriebes sowie Geschäftsanwendungen integriert werden. Ein ERP-System enthält vor allem Möglichkeiten für das Controlling und die Materialwirtschaft.

Im Vergleich zum ERP-System, durch das Ressourcen eines Unternehmens ganzheitlich geplant sowie gesteuert werden können, hebt sich die Warenwirtschaftssoftware ab!

Bei der WaWi wird der Schwerpunkt neben der Planung, Organisation auch die Kontrolle der Warenströme gelegt. Die meisten Unternehmen sind dazu übergegangen, Standardsoftware wie die WaWi, also herkömmliche Warenwirtschaftsprogramme zu installieren.

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